DSGVO-konforme Arbeitszeiterfassung: Was Unternehmen beachten müssen

Arbeitszeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten - damit gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) uneingeschränkt. Eine DSGVO-konforme Arbeitszeiterfassung verarbeitet nur die Daten, die für den Zweck tatsächlich erforderlich sind, und räumt Mitarbeitern klare Auskunfts- und Löschrechte ein.

Welche Daten sind bei der Arbeitszeiterfassung personenbezogen?

Zeitstempel von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende sind einer konkreten Person zugeordnet und damit personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Das gilt erst recht für optionale GPS-Standortdaten beim Stempeln.

Grundsätze für DSGVO-konforme Zeiterfassung

• Zweckbindung: Daten werden ausschließlich zur Arbeitszeitdokumentation und Abrechnung verwendet.
• Datenminimierung: Es werden nur die Daten erfasst, die für diesen Zweck notwendig sind.
• Speicherbegrenzung: Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie gesetzlich vorgeschrieben oder erforderlich.
• Transparenz: Mitarbeiter wissen, welche Daten erfasst werden und können Auskunft verlangen.
• Rollen- und Rechtekonzept: Nur berechtigte Personen (z. B. der eigene Admin) sehen die Zeitdaten einer Firma.

Besonderheiten bei GPS-Zeiterfassung

Standortdaten sind besonders sensibel. Eine DSGVO-konforme Lösung aktiviert GPS-Erfassung nur nach ausdrücklicher, freiwilliger Einwilligung des jeweiligen Mitarbeiters und löscht die Koordinaten - nicht den Zeiteintrag selbst - automatisch nach einer definierten Frist.

Löschfristen und Aufbewahrungspflichten

Arbeitszeitnachweise müssen in der Regel mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, um gesetzlichen Nachweispflichten zu genügen. Personenbezogene Zusatzdaten wie GPS-Koordinaten sollten dagegen deutlich kürzer gespeichert und automatisiert gelöscht werden.

Checkliste: DSGVO-konforme Arbeitszeiterfassung

• Wird die Software in der EU (idealerweise Deutschland) gehostet?
• Gibt es ein Rollen- und Rechtekonzept mit klaren Zugriffsrechten?
• Sind Löschfristen für Zeitdaten und optionale GPS-Daten definiert?
• Erfolgt GPS-Tracking nur mit expliziter Mitarbeiter-Einwilligung?
• Können Mitarbeiter ihre eigenen Daten einsehen und Auskunft verlangen?

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Fazit

DSGVO-Konformität ist bei der Arbeitszeiterfassung kein optionales Extra, sondern gesetzliche Pflicht. Wer bei der Auswahl der Software auf Hosting-Standort, Löschfristen und ein sauberes Rollen-und-Rechte-Konzept achtet, ist auf der sicheren Seite.